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30 dicas para aprimorar sua comunicação empresarial

Estima-se que o funcionário médio de qualquer empresa passa até 90% do seu tempo se comunicando. Nos dias de hoje, com os avanços constantes da tecnologia, são muitos os meios nos quais podemos nos comunicar: email, SMS, mensagens de voz, whatsapp, telefone e verbalmente, frente a frente emissor e receptor da mensagem.

Porém, vale ressaltar que se não nos comunicarmos com eficiência e clareza, nenhuma tecnologia existente nos ajudará a transmitir nossas mensagens. A comunicação nada mais é do que o processo de transmitir uma informação desde que haja compreensão do receptor. Se não houver compreensão, não ocorre a comunicação.

Atualmente, muitos problemas que as empresas enfrentam estão baseados na comunicação ruim (ou até mesmo na falta da mesma), e com a mesma facilidade que podemos nos comunicar, muitas vezes também podemos nos perder através dela. Uma grande barreira na comunicação das empresas é a cultural.

As corporações são compostas por prestadores de serviço de diferentes níveis, tanto sociais quanto intelectuais. Cada pessoa possui valores e ideias diferentes e só isso já basta para que ruídos atrapalhem a comunicação.

A quantidade de informações recebidas, os prazos cada vez mais curtos para as respostas e a pressão diária do ambiente de trabalho também colaboram para uma comunicação não efetiva. Um fato interessante é que 93% da nossa comunicação não é verbal. Segundo especialistas, o impacto se dá nesta proporção:

  • 55% – Gestos e Expressões Faciais
  • 38% – Expressividade da Voz
  • 7% – Palavras / Conteúdo

Esse é outro motivo de haver tantos problemas quando nos comunicamos. É preciso muito cuidado e atenção quanto à expressão corporal (postura, gestos e expressão facial). Esta deve acompanhar a fala num processo harmonioso e coerente, com naturalidade e espontaneidade.

Seguem abaixo algumas dicas e sugestões para aprimorar sua forma de comunicação verbal:

  1.  Cliente/Fornecedor não é amigo, é parceiro comercial. A informalidade só pode existir quando permitida entre as partes.
  2. Diga sempre BOM DIA, BOA TARDE, etc.
  3. Ao solicitar algo, POR FAVOR.
  4. Ao agradecer, OBRIGADO.
  5. Seja BREVE E OBJETIVO.
  6. Linguajar muito técnico atrapalha mais que ajuda!
  7. Evite Gírias e Palavrões.
  8. Saiba ouvir com atenção! Se for necessário, faça perguntas para confirmar o seu entendimento!
  9. Foco na resposta, responder a tudo que foi perguntado. Atender a tudo que foi solicitado.
  10. Fale com clareza, não “coma” letras (“Janero”, “Comeno”, “Fazeno”)!
  11. Mais algumas dicas, relacionadas ao envio/recebimento de emails, algumas se repetindo em relação à comunicação verbal:
  12. Utilize PREZADOS (AS), SR., SR(A) ao iniciar.
  13. Ao solicitar algo, POR FAVOR.
  14. Ao agradecer, OBRIGADO.
  15. Utilizar “Atenciosamente” na assinatura do e-mail (e ser realmente atencioso(a) nos emails).
  16. Seja BREVE E OBJETIVO.
  17. Verifique sempre a ORTOGRAFIA E GRAMÁTICA.
  18. Envie com Cópia Oculta (CCo) se for o caso.
  19. Não responder a todos se a resposta não for para todos.
  20. Foco na resposta, responder a tudo que foi perguntado. Atender a tudo que foi solicitado.
  21. E-mail grande ninguém lê.
  22. E-mail confuso ninguém lê.
  23. Nunca responder de cabeça quente!
  24. Cuidado ao copiar remetentes indevidos.
  25. Às vezes, vale a pena levantar da cadeira e conversar ao vivo ao invés de mandar e-mail.
  26. E-mail não é SMS!!!
  27. Não esquecer o Anexo.
  28. E-mail enviado é e-mail lido!!! Cuidado com o que se escreve!
  29. Organize sua caixa de entrada!!!
  30. Utilize o gerúndio adequadamente (“eu vou estar lendo seu email”)!

Como dicas gerais, seguem mais algumas que valem para ambos os casos:

  • Se a solução estiver fora de sua alçada, não se comprometa com uma resposta. Peça um tempo para responder e consulte seu chefe. Nunca minta/omita informações, pois a mentira tem pernas curtas!
  • Ao fornecer prazos ou custos, seja coerente, utilize margens de segurança. Pela Lei de Murphy, se algo pode dar errado, dará!
  • Seja gentil, mesmo que não sejam com você. Respire fundo e compartilhe o caso com seu chefe. Nunca responda de cabeça quente!
  • Seja assertivo!

Administração, Comunicação, Gestão, Gestão Empresarial, Priority Partners


Marcos Leite

Cofundador da Falcora, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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