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Implementando gestão com diretrizes: 5 erros mais comuns e como evitá-los

A Gestão pelas Diretrizes (GPD) nasceu de práticas japonesas de qualidade entre as décadas de 50 e 60, através da introdução de itens de avaliação como: diretrizes, planos, organizações, análise e controle na metodologia da Administração por Objetivos.

O objetivo desse tipo de gestão é alcançar uma melhoria continua no desempenho da empresa por meio de “rupturas” no desempenho atual, concentrando todos os esforços em atividades prioritárias para a meta. Ou seja, se deve focar em melhorar tudo aquilo que se considera errado ou atrasado no processo de produção da empresa.

Mesmo se tratando de uma metodologia de trabalho largamente utilizada pelas empresas, ainda assim há erros comuns e possíveis de serem evitados. Listamos os 5 principais:

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Falta de clareza
O princípio básico para a implementação de uma gestão com diretrizes é que a alta administração da empresa, seus donos e diretores, possuam uma visão muito clara dos próximos passos do negócio. A partir disso é fundamental que os colaboradores abaixo na hierarquia estejam inseridos nesses planos.
A importância dessa clareza é para que todas as pessoas envolvidas estejam engajadas pelos mesmos objetivos e prazos. A melhor forma de se atingir este estado é incluir todos no processo de planejamento da gestão.

Falta de comunicação
Outro erro comum e que muitas vezes está ligado ao erro que citamos anteriormente é a falta de comunicação. A gestão pelas diretrizes exige que todos na empresa estejam em constante contato, mesmo que respeitando suas posições de trabalho. Isso se deve, basicamente, por dois motivos: primeiro porque o nível de cobrança e pressão por resultados irá aumentar; segundo porque esses resultados só aparecerão se o seu time tiver acesso a você e a outros gestores.
A GPD auxilia no aumento da eficácia de uma empresa, que muitas vezes significa mais lucros. Portanto, é preciso driblar a falta de comunicação aproximando os times e criando canais onde todos possam trocar informações e eliminar dúvidas.

Falta de planejamento
A gestão por diretrizes é dividida em quatro etapas: planejamento, execução, verificação dos resultados alcançados e, finalmente, revisão e auditoria. Na etapa de planejamento é que se estabelece o que precisa ser melhorado durante o próximo ciclo baseado nos resultados do ano anterior ou do ciclo anterior. Dessa forma, não é incomum que muitas empresas confundam este planejamento com a própria GPD.
A falta de planejamento no início do processo fará com que toda a gestão seja prejudicada. Por isso, há a importância de gastar mais tempo com os desdobramentos das metas que precisam ser cumpridas do que partir diretamente para a execução. Apenas com uma análise profunda do que precisa ser melhorado é que a GPD será eficaz.

Controle da capacidade inventiva
A gestão por diretrizes pode fazer com que a empresa experimente um salto qualitativo nas suas operações, alcançando uma certa estabilidade em níveis de produção e qualidade. Por outro lado, ela também força as empresas a adotarem uma forma de trabalho mais rígida, onde metas, prazos, indicadores e avaliações se tornam comuns ao dia-a-dia dos colaboradores.
Dessa forma, não se exige mais das pessoas que elas sejam inventivas. Ou seja, elas precisam seguir um cronograma, muitas vezes baseado em um plano de metas, sem poder se desviar. Desvios, nesse caso, podem ser prejudiciais à empresa. Esse tipo de ambiente precisa ser controlado para que não ocasione uma rotatividade alta de funcionários ou mesmo diminua a motivação dos mesmos, fazendo com que a produtividade seja afetada.

Pressionar os colaboradores
Seguindo a linha do erro anterior, essa criação de um ambiente rígido e controlado, aumenta a pressão depositada em cada colaborador. E muitos deles não saberão lidar com isso. Cabe aos gestores identificar quais são as pessoas que estão destoando do time e fazer correções, seja trocando de área ou alterando papéis.
A gestão pelas diretrizes, sem dúvida alguma, trará mais benefícios do que problemas para qualquer empresa, desde que os gestores prestem atenção aos pequenos erros que citamos acima. Mesmo sendo uma metologia, é fundamental dar um lado humano ao trabalho.

 

E você, já utiliza a gestão pelas diretrizes? Aproveite os comentários abaixo para nos contar.

Administração, Gestão, Gestão por Diretrizes, GPD, PME


Marcos Leite

Cofundador da Falcora, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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