Buscar equilibrar as contas da empresa e manter a sua saúde econômica em dia é o objetivo de todo gestor, porém isso nem sempre é uma tarefa fácil. Para lidar com esse desafio, é essencial ter um bom controle de fluxo de caixa, pois esse instrumento é capaz de otimizar a gestão de entradas e saídas de recursos, a definição dos orçamentos e o planejamento de investimentos.
Para entender melhor qual a importância e as vantagens dele para a organização, separamos a seguir algumas informações para conseguir montá-lo e dicas para aperfeiçoá-lo. Confira!
O que é o fluxo de caixa de uma empresa?
O fluxo de caixa consiste em um instrumento de gestão financeira, qual é usado para estruturar e controlar entradas e saídas de recursos monetários na empresa. Dessa forma, ele permite balancear e organizar corretamente despesas, aquisições, pagamentos de obrigações etc.
As entradas correspondem aos recebimentos de dívidas e aos valores obtidos por meio da venda de produtos, serviços e bens da companhia. Já as saídas envolvem a compra de insumos, o pagamento de salários, a quitação do aluguel de máquinas e imóveis, entre outros custos fixos e variáveis.
O fluxo de caixa normalmente é controlado de mês em mês, de modo que, a cada 30 dias, a empresa encerra as suas movimentações a fim de verificar o volume de operações nesse intervalo de tempo. Além dos recebimentos e saídas, ele engloba a verificação de saldos nas contas bancárias do negócio e do saldo em caixa.
Por que fazer o controle destas movimentações?
Fazer um controle das movimentações envolvendo receitas e gastos é vital para o empreendimento, pois contribui para o melhor aproveitamento dos investimentos realizados e para a boa gestão do negócio. Isso porque é possível gerar uma espécie de “mapa” das movimentações financeiras ocorridas dentro da companhia, destacando corretamente suas fontes e finalidades.
Consequentemente, dá para se identificar desperdícios, gastos em excesso e gargalos financeiros. Também beneficia a distribuição correta de recursos entre os setores, evitando que alguns recebam orçamentos maiores do que necessitam, enquanto que outros fiquem com recursos menores do que precisam.
O controle do fluxo de caixa também permite a avaliação da performance da empresa com base em projeções feitas anteriormente, o que possibilita checar se ela gerou os resultados esperados. Dá até para comparar fluxos de épocas distintas, objetivando descobrir em quais momentos houve maior ou menor faturamento. O mesmo vale para as despesas.
Graças a ele, é possível até evitar erros ao pedir empréstimo, já que você terá maiores chances de saber qual a situação real da empresa e se ela precisa ou não de dinheiro e, em caso positivo, de quanto.
Como pode ser feito o fluxo de caixa?
Para ajudar a montar um bom fluxo de caixa, separamos adiante alguns passos:
Lançar registros e verificar diariamente o fluxo de caixa
O fluxo de caixa deve ter informações frequentemente atualizadas, de modo que cada nova movimentação seja lançada o mais rápido possível. O ideal é que isso seja feito todo dia, pois diminui as chances de erros e, caso ocorram, evita que se perca muito tempo procurando notas e documentos de dias, semanas ou meses para se solucionar essas falhas.
Quanto mais tempo você demorar para registrar as informações de entradas e saídas de valores, maiores as chances de aparecerem inconsistências nos lançamentos. Além disso, é importante reservar um horário ao final do expediente para conferir as movimentações e fazer uma análise financeira, pois isso ajuda a otimizar o controle e também evita problemas.
Definir colaboradores específicos para administrarem o fluxo de caixa
Caso você não possa alimentar o fluxo de caixa, delegue essa responsabilidade para alguém na sua equipe a fim de que ela registre e atualize as informações nessa ferramenta. Isso é importante para evitar que funcionários dupliquem dados ou cometam erros que sejam difíceis de serem corrigidos, especialmente quando vários fazem lançamentos ao mesmo tempo no fluxo de caixa.
Padronizar informações e registros
É fundamental padronizar a maneira como os registros de recebimentos e gastos são feitos no fluxo, bem como a forma como eles são apresentados. Isso ajuda a se prevenir de confusões, ambiguidades ou erros de comunicação.
Por exemplo, utilizar abreviações agiliza o lançamento de movimentações, porém pode prejudicar a compreensão dos dados. Desse modo, a economia de tempo gerada acaba sendo perdida enquanto se tenta descobrir o que cada registro significa. Pior ainda se provocarem transtornos ou erros na tomada de decisões de gestores, os quais se basearam em entendimentos equivocados ao analisarem os dados do fluxo.
Registrar e categorizar todas as operações financeiras
Para fazer um bom controle do fluxo de caixa e aperfeiçoar suas análises de entradas e saídas, é necessário dividir essas duas movimentações em categorias. Adiante, separamos dois exemplos de como separá-las com vista a melhorar a gestão financeira:
Entradas
- venda de produtos, ou serviços, que corresponde à atividade-fim da companhia;
- receitas não operacionais, ou seja, aqueles advindas de outras fontes;
- desmobilização de ativos ou do patrimônio da empresa;
- recebimento de pendências, contas ou dívidas por parte de clientes ou de quem adquiriu um ativo da organização;
- recebimento de taxas, multas ou juros.
Saídas
- pagamento de fornecedores, parceiros e credores;
- impostos e contribuições (tributos);
- pagamento de salários, benefícios e bonificações a colaboradores;
- aquisição de insumos;
- investimentos em divulgação, publicidade e marketing etc.
Qual o melhor meio para se montar o fluxo de caixa?
Para você montar um bom fluxo de caixa, é importante escolher o meio para isso. Algumas empresas, por exemplo, usam planilhas e tabelas. Elas ajudam na organização das informações, porém podem exigir registros manuais e repetitivos, além de não serem muito eficientes para o lançamento de um grande volume de dados.
Se sua empresa faz muitas movimentações por dia, o melhor então é adotar um software de gestão financeira que tenha um módulo voltado para o controle do fluxo de caixa. A grande vantagem desse tipo de tecnologia é que ela aumenta a eficácia dos registros e eleva a confiabilidade das informações.
O bom controle do fluxo de caixa requer muita disciplina e organização, mas os resultados compensam. Afinal, você passará a ter uma visão mais ampla das finanças do empreendimento, o que é essencial para elevar a qualidade das decisões tomadas e dos processos organizacionais. Também ajuda a criar vantagem competitiva e a acelerar o crescimento da empresa.
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