Contabilidade em tempo real: entenda como funciona e como fazer

Com o passar do tempo, o nível de exigência dos clientes só aumenta. Nesse sentido, o conceito de contabilidade em tempo real surge para modernizar as rotinas contábeis das empresas, para suprir as novas necessidades dos clientes e continuar evidenciando a utilidade e relevância de contar com negócios especializados no assunto.

Afinal de contas, mais do que nunca, vivemos a era digital — que foi acelerada pela pandemia da Covid-19 — e lidamos com uma sociedade impaciente, que precisa de agilidade nas suas operações para conseguir fazer todos os afazeres diários.

Assim, adotar mecanismos que andem junto com essas necessidades, como a contabilidade em tempo real, que tem acesso a todas as informações do cliente e permite que a empresa realize todo trabalho necessário, garantindo otimização, rapidez e eficiência, é indispensável.

Para entender mais sobre o funcionamento de contabilidade em tempo real e quais são suas principais vantagens, preparamos este post. Continue a leitura!

O que é contabilidade em tempo real?

Conforme mencionado e como o próprio nome sugere, na contabilidade em tempo real as empresas e os próprios clientes têm informações atualizadas e em tempo real de suas finanças, evitando os atrasos que poderiam prejudicar o trabalho da contabilidade, o que é disponibilizado por meio de aplicativos.

Assim, a rotina frenética que boa parte dos escritórios de contabilidade lidam não seriam mais atrapalhadas com informações essenciais que chegam depois das análises estratégias já terem sido realizadas, por exemplo.

Além da rotina agitada, outro aspecto comum em muitas empresas contábeis é a dependência de papéis, mesmo atualmente de forma online. Diante da enorme necessidade de documentos, dados e qualquer outro tipo de informação, não é nem um pouco exagero dizer que contar com papéis, em vez de digitalizar todos esses conteúdos, se tornam obstáculos na rotina.

Logo, a partir da contabilidade em tempo real, que gerencia as finanças do cliente de forma online, é possível:

• fazer toda gestão financeira;
• gerar boletos;
• emitir documentos fiscais;
• fazer o controle dos contratos;
• fazer o sistema de contas a pagar e a receber;
• conectar os documentos em aplicativos.

Como foi dito, nessa conexão das finanças por aplicativo, parte dela também pode ser acessada em tempo real pelos clientes, aumentando a transparência e a praticidade da comunicação. Assim, o que antes demoraria meses para ser entregue, tem o tempo encurtado, gerando um serviço ainda mais eficiente e satisfatório para os envolvidos.

Como um software de contabilidade em tempo real ajuda na contabilidade?

Você já pôde perceber por meio da leitura até aqui que as experiências na rotina empresarial, bem como a modernização é mais do que um diferencial, e sim uma necessidade. Isso porque, o cenário atual — como o maior nível de concorrência e exigência dos clientes — exige tal mudança. Entenda a seguir, mais das principais vantagens da contabilidade em tempo real e como ele ajuda empresas de contabilidade.

Automação dos processos

Deixar que documentos, dados e demais informações essenciais sobre os clientes sejam gerenciadas manualmente e em papel reduz a produtividade dos funcionários, que poderiam usar esse tempo em outras operações, e aumentar as chances de erros. Diferentemente disso, dificilmente a automação dos processos vai resultar em falhas, o que frustraria os clientes e mancharia a credibilidade e autoridade do seu negócio.

Quer dizer, apesar de indispensáveis, ferramentas de atendimento, como WhatsApp, Skype e outras não são os únicos recursos tecnológicos que podem otimizar os processos e torná-los mais práticos. É possível investir em outros tipos de tecnologia e aproveitar seus benefícios.

Precisão de informações em tempo real

Mais do que qualquer outro setor, a contabilidade sabe bem que tempo pode significar dinheiro, seja para mais ou para menos. Assim, quando as informações financeiras podem ser analisadas e repassadas para o cliente em tempo real, é possível oferecer um melhor planejamento orçamentário para entender como otimizar o lucro e reduzir gastos, por exemplo.

Caso contrário, se não houver essa preparação prévia sobre as condições financeiras, a probabilidade dos clientes terem prejuízos financeiros é alta. Especialmente em tempos de crise, como o trazido pela pandemia do novo coronavírus, assim a antecipação é indispensável para evitar problemas.

Nesse sentido, o software permite que a contabilidade atue com mais estratégia e utilize suas habilidades para mostrar como evitar que o cenário X ou Y ocorra.

Diminuição de custos

Se os clientes conseguem ter uma análise estratégia mais completa e adiantada sobre sua situação financeira, isso pode significar uma diminuição de custos. Assim como um negócio de contabilidade, que por ter um maior entendimento da realidade atual, sabe com mais exatidão onde focar seu investimento para otimizar os serviços oferecidos.

Satisfação do cliente

Considerando o alto nível de exigência dos clientes atualmente, atingir a satisfação desse público nem sempre é fácil, seja como for, é o que toda empresa atualmente deve conseguir. Ao contar com softwares que trazem mais rapidez, precisão e transparência nas análises financeiras, fica mais fácil atingir esse objetivo.

Quer dizer, quando o público-alvo consegue acompanhar a contabilidade em tempo real, que é uma das funcionalidades dos softwares, o valor e resultado gerado pelas empresas é mais perceptível, o que eleva seu índice de satisfação.

Trabalho otimizado

Falhas na comunicação interna ou externa, demora na resolução de demandas burocráticas, alta taxa de erros na rotina empresarial, gargalos no fluxo de trabalho etc. Todos esses problemas diminuem a eficiência de um negócio de contabilidade e boa parte das vezes, ocorre quando softwares, como os mencionados, não são utilizados ou são usados de forma inadequada.

Quer dizer, esse tipo de modernização surge para otimizar o gerenciamento de todo trabalho, para que ele seja desenvolvido com mais rapidez e eficiência. Assim, é possível ter uma maior visibilidade de todas as operações ocorridas no escritório, desde que a equipe saiba utilizar o equipamento adequadamente.

Em outras palavras, não se pode negar as mudanças que o escritório de contabilidade passa e deve continuar passando. Com a contabilidade em tempo real você tem a terceirização de processos, profissionais plurivalentes, presença digital, desenvolvimento de soft skills etc. Assim, podendo escolher contar com a tecnologia para se adaptar a tudo isso ou continuar fugindo de seus benefícios.

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