5 dicas que vão ajudar a implementar o SAP Business One na empresa
Antes de saber como implementar o SAP Business One, que existe no Brasil desde 2006, é importante conhecer seus benefícios e importância para auxiliar o desenvolvimento de empresas a alcançar seus objetivos e otimizar seus resultados. Prova disso é a existência em mais de 150 países, além do Brasil, a formação de cerca de 47 mil clientes em todo mundo e a tradução para 27 idiomas.
A sede do SAP Business One fica localizada em um grande escritório comercial de São Paulo, além de um laboratório com mais de mil colaboradores, empenhados em oferecer resultados cada vez mais eficientes para as empresas. Ao todo, o sistema conta com 15 escritórios ao redor do planeta, cuja localização depende da importância estratégica.
Conseguiu entender a relevância do sistema e quer saber mais sobre como implementar o SAP Business One? Continue a leitura e tire comigo suas principais dúvidas sobre o assunto!
Como implementar o SAP Business ajuda as empresas?
O SAP Business One consiste em uma plataforma de gestão que integra todos os setores de uma organização, para que seja possível ter uma visão geral e otimizada do andamento do negócio. Além disso, todos os processos e atividades existentes podem ser melhorados entre empresa e colaborador.
Contar com um sistema que possibilita essa integração e otimização das operações aumenta a vantagem estratégica. Afinal, é possível controlar e analisar os acontecimentos das vendas, finanças, estoque etc., com mais segurança e embasamento para as decisões.
Em tempos de pandemia, como a de Covid-19, que exigiu o distanciamento físico e maior controle sobre o trabalho remoto, o SAP Business One se tornou ainda mais importante.
Como implementar o SAP Business One de forma eficiente?
Diante da relevância citada do sistema, é preciso saber como aproveitar os benefícios trazidos da melhor forma possível. Por isso, listamos algumas dicas indispensáveis. Acompanhe, a seguir.
1. Planeje todas as etapas
O planejamento é o passo inicial para implantação do sistema, já que nesse momento, todos os imprevistos, possibilidades e diferentes cenários são traçados para identificar como a operação deve ocorrer. Essa fase inicial exige o alinhamento entre os participantes do projeto, como clientes e a consultoria, e inclui a delegação de demandas, os passos seguintes, prazos definidos etc.
Os pontos de atenção costumam envolver o compromisso com o correto cumprimento da agenda e a resistência dos usuários quanto à utilização, por exemplo. Feito isso, é importante identificar quais colaboradores têm um maior conhecimento de determinado setor da corporação, para que eles forneçam informações valiosas, como a rotina de trabalho e como ela influencia a corporação e a vida de cada profissional.
A partir disso, é possível elaborar um documento, nomeado de blueprint, que detalha todo o processo levantado e o que precisa ser considerado para a correta configuração do sistema. Assim, o cliente deve aprovar os pontos levantados até então para que os passos seguintes sejam continuados.
2. Analise as necessidades
A configuração do sistema varia, de acordo com as necessidades de cada empresa, já que isso depende de cada nicho e, principalmente, dos fatores externos e internos existentes. No caso dos questões internas que ajudam, é preciso considerar pontos, como:
- vantagem competitiva da corporação;
- nível de engajamento da empresa com o cliente;
- melhores atividades executadas;
- melhores recursos existentes etc.
Por outro lado, os principais fatores prejudiciais se referem a:
- elementos que levam a perda de vendas ou aumento de custos;
- a maneira como a mão de obra é executada;
- falta de treinamento ou conhecimento dos colaboradores;
- pouco conhecimento nos pontos de melhoria;
- etc.
Os fatores externos, que não envolvem diretamente a corporação, mas podem interferir nas operações, como a pandemia da Covid-19, também precisam ser considerados. Eles podem tanto ajudar quanto atrapalhar os processos, como:
- problemas que a concorrência pode enfrentar;
- fatores políticos, econômicos, sociais e tecnológicos etc.
3. Treine os colaboradores
Conforme mencionado, contar com colaboradores que não tenham o conhecimento necessário na rotina da área que operam ou, até mesmo, no manuseio do sistema, é um ponto negativo que pode prejudicar a eficácia da implantação do SAP Business One. Por esse motivo, é importante que toda a equipe tenha conhecimento profundo sobre o funcionamento da plataforma, o que exige o treinamento adequado.
Investir em capacitação evita que erros aconteçam, o que poderia comprometer toda a gestão empresarial até o momento e reduzir seu nível de eficácia. Sendo assim, parte do treinamento envolve a realização de testes no sistema para diminuir as dificuldades envolvendo o uso da plataforma.
4. Faça as configurações necessárias
As configurações do SAP Business One devem levar em consideração o levantamento realizado no passo inicial, correspondente ao planejamento, fornecido pelos próprios colaboradores da corporação e aprovado pelo cliente. A partir disso, as chances de erro no sistema são reduzidas.
Porém, é uma das etapas mais importantes da implementação e exige um desempenho maior da equipe empresarial do que do próprio cliente. Quando as configurações necessárias forem concluídas, elas devem ser apresentadas aos usuários-chave para validação. De qualquer forma, é comum que seja necessário realizar alguns ajustes nesse meio-tempo.
5. Conheça a ferramenta fundo
Conhecer profundamente a ferramenta utilizada é um passo indispensável para que a equipe tenha certeza de que o modelo escolhido esteja alinhado com as expectativas dos gestores da corporação. Também, para que seja capaz de cumprir com os objetivos e metas estipulados, que envolvem a alavancagem dos resultados empresariais. Para isso, é válido realizar uma pesquisa detalhada na hora da escolha.
De qualquer maneira, parte fundamental para que os resultados almejados sejam alcançados é escolher um software de gestão empresarial seguro, como é o caso do SAP Business One. Além de oferecer uma fácil instalação e boa usabilidade, para ajudar o negócio a elevar os níveis de produtividade, tem milhares de clientes e sede em diferentes países, o que mostra a satisfação com o produto.
Portanto, ao contar com a plataforma ideal e seguir as dicas citadas no momento de implementar o SAP Business One, a sua empresa dobra as chances de sucesso na gestão empresarial. Assim, é importante contar com um suporte de qualidade, caso seja necessário, e não adotar o sistema antes de organizar a corporação.
Então, o que achou das dicas que eu trouxe? Compartilhe sua opinião e suas dúvidas para que eu possa ajudar você!