Quais as vantagens de um sistema ERP

Toda pequena empresa que deseja crescer e operar em um mercado cada dia mais globalizado — em que é preciso lidar com outros grandes empreendimentos — deve investir em tecnologia. O ERP para pequenas empresas é um exemplo de investimento.

A competitividade atual não permite mais que os negócios operem com base em um emaranhado de planilhas e aplicações que não compartilham informações entre si. Não há espaço para processos manuais e tomadas de decisões baseadas em informações imprecisas ou incorretas.

Se você tem uma pequena empresa e planeja crescer, esse é o aporte mais indicado. Para ajudá-lo a entender melhor as vantagens, a seguir, eu trouxe uma série de benefícios trazidos pela aplicação de um ERP no seu negócio. Acompanhe!

Modernização e performance

Um dos principais motivos para as pequenas empresas adotarem um sistema ERP é criar uma vantagem competitiva. Para tanto, é necessário modernizar, deixar de lado os processos manuais, que aumentam os riscos de erros, e adotar uma cultura baseada na performance. Não possuir uma solução de gestão empresarial integrada limita pequenas empresas a crescer com segurança.

Em essência, para se manter competitivo no mercado, é preciso superar o modelo de medir a performance de sua empresa apenas com base no preço, na qualidade e na entrega dentro do prazo. É necessário saber de onde vem exatamente o lucro, projetar-se na economia global e enxergar onde e como crescer. Para atingir tais objetivos, o ERP para pequenas empresas é o caminho.

Novas tecnologias que simplificam processos

É importante ressaltar que sistemas de gestão ERP também estão a todo momento implementando novas rotinas e procurando resolver problemas reais do dia a dia.

Podemos comentar as novas implementação de integração com o meio de pagamento PIX, integrando mais facilmente processos de pagamento e recebimento. A Comunicação com os bancos via VAN bancária que permite conectar o seu ERP com o sistema do banco, não sendo mais necessário ficar logando no site do banco para fazer download ou upload de arquivo CNAE de boletos ou envio de ordens de pagamento, ou até de pegar o extrato bancário para conciliação, a conexão com a VAN bacaria faz tudo isso para você.

Não poderia deixar de citar a integração com WhatsApp que está simplificando ainda mais processos de pedidos de venda e relacionamento com clientes e a integração com plataformas de vendas on line, e-commerce e marketplaces.

Portanto se você esta no momento de escolha de uma nova solução ERP, procure perceber o quanto a empresa esta integrando de funcionalidade que vai te ajudar a economizar tempo e ainda ter mais confiança nas informações gerenciadas pelo sistema. Você pode experimentar por 7 dias nossa solução de sistema de gestão Iuven ERP ou SAP Business One, confira aqui no link e preencha o formulário.

Retorno do investimento

Medir o retorno sobre o investimento de implementação de um novo sistema de gestão ERP não é difícil. Os problemas mais comuns de empresas que não possuem sistemas integrados ou processos são:

  • Muitos processos manuais, retrabalho em digitar informação em mais de um sistema ou planilha;
  • Processos lento de atendimento ao cliente, como entregar um pedido, fazer uma consulta de estoque ou similar;
  • Falta de confiança nas informações extraídas de seus sistemas;
  • Insegurança de crescer e perder o controle da empresa, ou aumentar demasiadamente seus custos;

O investimento num sistema de gestão empresarial justificam-se a partir de uma estratégia de crescimento, cujo objetivo é trabalhar de um jeito mais produtivo e eficaz, possibilitando uma atuação mais assertiva no mercado.

A seguir alguns indicadores reais colhidos em entrevista com clientes após a implementação dos sistemas Iuven ERP ou SAP Business One:

  • Ganho de 40% da produtividade da equipe
  • Redução de até 15% nos custos logísticos.
  • 100% de precisão no Inventario e Estoque
  • Aumento de 10 a 15% na eficiência do uso da capacidade instalada.
  • 100% de rastreabilidade dos processos e disponíveis para auditorias.

O importante é ter em mente que a solução ERP trará retorno tanto com relação ao tempo dos processos como nos custos gerais do negócio, aumentando, assim, o lucro de seu empreendimento.

Gestão unificada da empresa

A grande proposta do sistema ERP é a gestão unificada. Trabalhando com um único banco de dados e integrando todas as áreas do negócio, o sistema de gestão ERP oferece as informações de toda a empresa em tempo real. Ou seja, você poderá controlar todo o negócio e tomar decisões com base apenas nos dados que o software oferece.

Exemplo de áreas integradas com software ERP:

 

 

Vantagens da centralização de dados

A centralização das informações proporcionada pelo ERP é sinônimo de melhorias em muitos aspectos. Nesse sentido, pode-se falar em queda de custos, redução de erros, mais proteção para os dados e upgrade dos processos. Com essa unificação de dados, é simples integrar departamentos.

Por exemplo: o setor de vendas gera um pedido, e, instantaneamente, a produção e o transporte recebem o aviso da nova encomenda.

Com o uso desse recurso, diminuem aqueles velhos problemas de ruído na comunicação e de “empurra-empurra” entre os setores na hora de assumir responsabilidades. Mais uma vantagem é que a empresa fica menos dependente de cargos de supervisão. Isso porque dá para acompanhar boa parte dos trabalhos em andamento remotamente e em tempo real.

Redução de erros e de custos

A automação de processos tem sido pauta de várias discussões dentro das empresas, e cada vez é mais comum que ela adentre o ambiente corporativo graças às vantagens que proporciona. Os principais ganhos das empresas que investem na automação são a redução de custos e de erros.

Quando não se trabalha com automação e simplificação de processos, tudo fica dependente da perícia de quem o faz. Isso significa que qualquer perda de atenção, ou excesso de cansaço do profissional responsável, leva a companhia a cometer uma falha na produção. Quando essa inconformidade acontece, é preciso corrigi-la. Infelizmente, isso implica investir novamente tempo e dinheiro no retrabalho.

É muito difícil manter a qualidade de processos e atendimento do cliente, sem processos simples, padronizados organizados num sistema integrado de gestão.

Exemplos:

  • O Sistema de gestão pode te sugerir a quantidade ideal de ressuprimento do estoque de um determinado fornecedor ou produto de acordo com o seu histórico de vendas. Com base nessa informação você pode tomar melhores decisões que não impactem no fluxo de caixa da sua empresa ou na ocupação do seu estoque com quantidade excessiva de produto que vai demorar muito para girar;
  • Outro exemplo é na automatização dos processos de autorização de pagamento ou negociação. Com um sistema certo você é capaz de autorizar um pagamento, um desconto para um cliente, ou a aquisição de um produto ou serviço no próprio sistema, e não por e-mail ou whatsapp que dificulta a rastreabilidade de quem autorizou por exemplo. Tudo fica muito mais seguro e simples sendo feito por dentro do sistema.

Esses são apenas dois exemplos, poderíamos citar vários processos que podem ser automatizados na gestão financeira, em vendas e no atendimento a cliente que proporcionem uma redução importante de custos, aumento da qualidade do serviço prestado e menos erros.

Segurança da informação

Existem ofertas de sistemas onde as software houses cuidam do banco de dados que contem as informações da sua empresa, e outras que também permitem que você monte uma infra estrutural local para gerenciar o seu banco de dados. Esse é um ponto muito importante que você deve considerar, não só pelo risco de ter uma informação invadida ou comprometida como de assegurar o backup das suas informações para qualquer imprevisto.

Normalmente você tem 3 opções de gerenciamento do seu sistema e banco de dado:

  1. Você deixa toda a gestão com a fornecedora do software, então ela vai cuidar do sistema, banco de dados e Backup para você;
  2. Como alternativa você pode optar por hospedar o sistema e banco de dados num servidor de Cloud Computing, por exemplo a Amazon AWS, Oracle Cloud, Google Cloud ou Azure da Microsoft e contratar uma gestora para fazer isso para você (A Iuven por exemplo tambem presta esse serviço aos seus clientes, confira aqui)
  3. Montar a sua infra estrutura de servidores, sistemas operacionais, antivírus e outros para administrar o sistema local na sua empresa;

Todas as três opções são validas, cada uma para característica de cara empresa. O importante é não economizar na segurança do backup, na qualidade da infra estrutura e da equipe para manter tudo operacional funcionando plenamente.

Otimização de processos

Além de propiciar a redução de erros, o ERP ajuda a ter uma visão mais global da empresa e de seus processos. Isso significa que você poderá localizar gargalos na operação e atuar sobre eles de maneira mais eficiente.

Qual é o resultado disso? A otimização dos processos! Quanto mais metódica, objetiva e pontual for a análise que você faz dos processos de sua empresa e quanto mais assertivos forem os planos de ação para mudar a situação, mais otimizados eles serão, gerando economia e lucro.

A implementação de um novo sistema de gestão ERP pode te ajudar na reorganização do fluxo de trabalho da sua empresa. Durante a primeira fase de levantamento dos processos e aderência da solução você pode aproveitar essa documentação para criar o seu manual de boas praticas da empresa. Lá vai estar mapeado como sua empresa funciona e o que cada colaborador deve fazer em reflexo a uma determinada condição.

Vale lembrar que essa normalmente não é uma atribuição da consultoria de implementação do sistema, mas você pode aproveitar essa documentação para organizar os seus processos.

Auxílio na captação e fidelização de clientes

O ERP é um sistema estratégico. Ele permite acompanhar tudo o que acontece dentro da empresa, bem como ter acesso às informações dos clientes em tempo real. Assim, a gestão de clientes pode ser feita de maneira mais fácil porque está integrada com toda a empresa. Isso permite criar personalização dos produtos e do atendimento.

Imagine, por exemplo, que alguns clientes compraram um determinado produto há dois meses e muito provável que eles precisem fazer uma nova compra nos próximos dias. Munido dessa informação, você pode se antecipar, criar uma campanha de e-mail marketing ou disparo de mensagem por WhatsApp para esses clientes, ou até criar uma tarefa para seu pessoal de atendimento entrar em contato um a um com esses clientes.

Essa personalização e exclusividade geram um buzz positivo para o negócio e podem aumentar suas vendas.

Outras áreas que podem ser impactadas positivamente utilizando um sistema de gestão ERP com a função de CRM integrada é a gestão de ocorrências, ou SAC, que registra e gerencia situações que precisam ser resolvidas com os seus clientes. Para que isso seja feito de maneira mais rápida é fundamental que os usuários do sistema tenha os dados de compras, posição financeira, histórico de eventos e ocorrências do cliente, de maneira rápida, simples e integrada para então tentar resolver o chamado do seu cliente.

Aumento da competitividade no mercado

Como o sistema de gestão ERP ajuda a reduzir os custos operacionais, simplificar rotinas e empoderar os seus usuários com informações de qualidade, ele gera uma vantagem competitiva importante para sua empresa. A redução do tempo de processamento e custos operacionais pode ser reinvestido em novas estratégias para se tornar ainda mais competitivo e vencer mais facilmente seus concorrentes.

Funcionalidades de um bom ERP

Um sistema ERP atende a demandas muito variadas, independentemente do porte e segmento da companhia. Além disso, muitas dessas tecnologias são passíveis de customização.

No entanto, quando o tema é o ERP para pequenas e médias empresas, algumas funcionalidades no sistema podem ser mais úteis do que outras. Confira algumas ferramentas a seguir!

Geração automatizada de boletos

Esse é um serviço repetitivo e volumoso. Desse modo, quanto menor o negócio, mais o empresário sentirá o efeito positivo da emissão automática da cobrança.

Afinal, essa modernização vai liberar o time para outras atividades e reduzirá os erros a praticamente zero.

Controle da inadimplência

Um ERP para pequenas empresas interessante deve trazer um controle da inadimplência. Muitas vezes, por causa da falta de organização, um comércio ou uma fábrica acabam voltando a vender para maus pagadores.

Com um software focado, é possível supervisionar os calotes em tempo real e ainda mandar e-mails automáticos para os clientes em atraso. Com essa lista, é muito simples criar políticas de fidelização com condições especiais para o pagamento em dia ou antecipado aos bons pagadores. Trata-se de uma funcionalidade com influência direta no fluxo de caixa.

Apontamento de erros

Nas empresas de pequeno porte, geralmente, ainda existem muitos procedimentos manuais. Por causa disso, é comum trabalhar com um índice de falhas muito alto. Nessa rotina, o gestor frequentemente tem dificuldades para perceber esses equívocos. Se não os nota, ele também não os corrige. Diante disso, uma função que exiba as inconformidades fará muita diferença.

Gestão financeira e fiscal

A burocracia que envolve o pagamento de impostos no Brasil é enorme, um verdadeiro pesadelo para o pequeno empresário. Porém, é possível resolver essa questão com o ERP para pequenas empresas, que automatiza as operações da administração fiscal.

Com isso, o negócio evita multas por pagamentos errados, atrasos ou processos judiciais. O mesmo pode ser dito sobre o planejamento orçamentário e a gestão financeira como um todo. Esses serviços costumam estar disponíveis nos melhores fornecedores de ERP.

Gestão de estoque

Muitas empresas sofrem para controlar os estoques — outro problema com impacto direto no fluxo de caixa. Afinal de contas, quando os depósitos estão superdimensionados, ocorre um engessamento de capital. Por outro lado, quando faltam itens nas prateleiras, a qualidade e os prazos ficam comprometidos. Nessa questão, o ERP para pequenas empresas traz um controle em tempo real, otimizando as compras e toda a cadeia de fornecedores.

 Escolha do ERP para pequenas empresas

Escolher e implementar o melhor ERP começa pelo autoconhecimento. Por essa razão, o primeiro passo antes de procurar a fornecedora é saber do que exatamente a sua empresa precisa. Talvez seja necessária alguma ajuda para traçar esse diagnóstico. Para te ajudar nessa importante tarefa nos criamos uma planilha com mais de 130 pontos que você não deve deixar de considerar na hora de escolher o futuro sistema ERP para sua empresa, baixe aqui gratuitamente uma copia da planilha)

Não esqueça de procurar soluções que tem aderência ao seu negócio, isso vai simplificar muito as coisas:

Dinâmica da implementação

A implementação do ERP para pequenas empresas começa com o mapeamento da atual situação. Depois, será necessário criar uma política de gestão de mudanças, que planeje muito bem toda a transição. Assim, é importante ter consciência de que instalar um ERP é um processo, e não um simples evento.

Nesse quadro, saiba que estamos falando de meses, e não de dias. Ou seja, são necessárias algumas etapas até a conclusão. Veja o resumo a seguir:

  • gargalos — listar os problemas que o sistema deverá sanar;
  • objetivos — as metas de melhorias que o software deverá amparar (nesse caso, pode ser mais transparência na apuração financeira, aumento de vendas, aperfeiçoamento do processo produtivo etc.);
  • avaliação das soluções compatíveis — em seguida, a companhia deverá pesquisar as fornecedoras que se enquadram em suas demandas técnicas, bem como no orçamento disponível;
  • migração de dados — é preciso criar um cronograma para a migração gradual dos dados, por meio de uma transição suave, com menos riscos de interrupções nos serviços ou de perda de arquivos (defina quais são os registros mais importantes para fazer a migração em ordem estratégica de transferência);
  • infraestrutura — é preciso pensar nas dimensões do sistema, o que tem ligação com os próximos passos da companhia (principalmente para as organizações que desejam escalabilidade, é fundamental fazer o dimensionamento adequado dos recursos);
  • treinamento dos usuários — os usuários finais da tecnologia precisam ser treinados a operar na nova solução, e, por esse motivo, cursos, tempo para adaptação e elaboração de manuais de uso serão fundamentais;
  • testagem — a empresa também terá de contar com um período para testar o programa, fase em que podem surgir dúvidas ou inconsistências (com a realização das averiguações, é viável corrigir os pequenos equívocos antes de a implementação ser completamente concluída);
  • atualização constante — não é segredo para ninguém que a tecnologia avança na velocidade da luz, ou seja, periodicamente, é preciso atualizar o software e analisar se a capacidade operacional ainda comporta os objetivos da empresa (sem um monitoramento permanente do sistema, ele pode ficar obsoleto em poucos anos).

Erros que devem ser evitados

Infelizmente, erros e problemas na implementação de ERPs são comuns quando etapas desse processo são puladas ou suprimidas. Diante disso, é fundamental seguir todas as fases recomendadas pelo fornecedor de TI em questão. Porém, a boa notícia é que não precisa errar aprendendo.

Afinal, basta olhar para as falhas cometidas por outras empresas e fugir delas. Observe, a seguir, alguns equívocos frequentes na implementação de ERP para pequenas empresas, médias e até grandes organizações.

Não planejar de modo satisfatório

Perca tempo sem medo no planejamento da implementação. Isso porque a maioria dos erros nasce de um cronograma de eventos negligenciado ou incompleto. Nesse quesito, uma empresa que não tem ideia da sua real situação financeira e de mercado talvez devesse contratar auditorias.

Assim, antes mesmo de partir para a transição, já haveria uma fotografia mais realista da conjuntura atual. Se o diagnóstico estiver errado, é bem provável que apareçam problemas no processo de mudança.

Não engajar as equipes

Por mais que o investimento seja uma decisão da cúpula, a instalação do ERP vai depender da adesão dos funcionários — porém, não somente dos chefes, mas de todos que usarão o novo sistema. Além disso, é fundamental ouvir as lideranças no levantamento do diagnóstico. Assim, peça a opinião de, pelo menos, um responsável de cada setor.

Geralmente, aquele que está na linha de frente sabe de cor e salteado quais são os principais gaps de sua área. Além disso, esse momento de escuta pode ser uma excelente oportunidade para, por meio desse supervisor/gerente, ganhar o apoio da base de colaboradores.

Não levar em conta a escalabilidade

Como já mencionamos, o ERP para pequenas empresas deve apresentar certa flexibilidade. Afinal, se hoje ele atende bem, amanhã a situação pode modificar-se. Para evitar ter que investir grande quantidade de tempo e de dinheiro, nada melhor do que optar por uma solução que possa crescer junto do seu negócio. Entretanto, ainda é comum não levar esse quesito em conta na hora de definir o software de gestão.

Por isso, é fundamental conhecer o atual fluxo de processos e estimar a ampliação dos próximos anos. Em outras palavras, pergunte se há restrição de licenças, limite de banco de dados ou mesmo muitas funções que necessitem ser alimentadas manualmente.

Diferenciais do software Iuven

Quando se trata de ERP para pequenas empresas, o software Iuven ERP apresenta muitos diferenciais de mercado. Primeiramente, a solução integra a plataforma de e-commerce e os marketplaces, com um robusto gerenciamento de vendas automático.

Assim, sua empresa abre e fecha o caixa ao toque dos dedos e fica com as operações gravadas para consultas posteriores. Além disso, o programa fornece todo o relacionamento com o cliente, como histórico de compras e de queixas. Dessa forma, dá para acessar, em poucos segundos, registros nos SACs, ordens de serviço, gestão de contratos, controle de garantias e muito mais.

O software Iuven controla prazos de entrega e emite nota fiscal articulada com o boleto bancário. Com esse recurso, o setor de cobrança ganha um importante dinamismo. Em relação à logística, a ferramenta traça rotas de modo otimizado, criando trajetos inteligentes por CEP, bairro e zonas. Gestão financeira, de estoque, de recursos humanos, entre outras, também podem ser abraçadas por essa solução moderna de TI.

Os recursos não param por aí: tem funcionalidade que sugere compras com base nas vendas, na emissão de relatórios por caixa e por competência e no plano de contas personalizado, inclusive separados por centros de custos distintos.

De maneira geral, o software de gestão ERP é uma ferramenta necessária para as empresas. Investir nele está deixando de ser uma opção e se tornando uma obrigação para quem quer manter-se firme no mercado e em constante crescimento.

Buscar um ERP para pequenas empresas e começar, desde cedo, o crescimento de um negócio, já com o suporte tecnológico, tem sido a melhor opção para os empresários que querem alcançar seus objetivos.

Se você é um desses empresários que quer crescer da maneira correta, não perca tempo e entre em contato com a Iuven!

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