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Saiba como o SAP Business One pode ajudar na gestão de eventos

Organizar grandes eventos é muito desafiador, não apenas por causa da complexidade do acontecimento em si. Afinal, por trás da produção, está a gestão de eventos, que inclui a administração de recursos financeiros, o fechamento contábil, o pagamento das pessoas e por aí vai.

Para sustentar tantas operações, só mesmo com o apoio da tecnologia. Quer saber como otimizar sua gestão de eventos de forma segura, rápida e escalável? Então leia este post e confira!

O que é o SAP Business One?

O SAP Business One é um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrada) que unifica as informações de um negócio em uma mesma plataforma.

Esse software gerencia e organiza todas as etapas e tarefas necessárias, automatizando boa parte do trabalho. Com essa ferramenta é possível, inclusive, criar fluxos operacionais mais eficientes.

A implementação desse ERP é complexa?

A implementação pode ser veloz e tranquila, desde que haja planejamento, escopo bem delineado e espírito de colaboração da empresa e seus times com o projeto. Dessa forma, é viável instalar um software para um grande evento em cerca de 3 meses.

Quais os recursos do SAP Business One para a gestão de eventos?

Uma das melhores funcionalidades da ferramenta para a gestão de eventos é acompanhar o consumo dos recursos financeiros e o andamento das tarefas. Assim, ganha-se uma visão panorâmica de todas as atividades, sendo que o sistema faz atualizações em tempo real.

Ou seja, dá para acompanhar o andamento da venda de ingressos, o ritmo dos preparos para o grande dia, os gastos com divulgação e estratégias de marketing etc. Abaixo separamos algumas das funcionalidades para a produção de feiras, shows, congressos e afins, veja!

Sistema de alertas e aprovações

A ferramenta entrega uma boa solução para as aprovações automáticas, o que dá mais velocidade para o trabalho e autonomia para os profissionais envolvidos.

Além disso, no SAP Business One, o usuário consegue personalizar os sistemas de alertas e aprovações. Com essa funcionalidade, você descobre por quanto tempo alguma tarefa está parada e quem é o responsável por ela.

Isso é muito útil para empresas de eventos, que contam corriqueiramente com pessoal terceirizado: transporte, buffet, limpeza, iluminação, filmagem etc.

Assim, por mais complexo que for o seu evento — e por mais que haja centenas de parceiros envolvidos — tudo ficará sob total controle.

Gestão do orçamento

Esse ERP também tem recursos para o planejamento orçamentário, automatizando estimativas financeiras futuras e controlando os gastos até o presente.

Com esse dispositivo, você monta uma lista de prioridades de despesas e faz todo o monitoramento de pagamentos e recebíveis. Esse suporte é fundamental para não estourar o orçamento nem deixar nada faltando.

Integração bancária

A integração bancária da SAP Business One automatiza a remessa de dados aos bancos por meio de um plug-in bancário. Nesse caso, o usuário obtém benefícios na emissão de boletos, no controle das operações de débito e crédito e na supervisão dos pagamentos. Conheça as funções em detalhes.

Funções para boletos

  • geração de arquivos de remessas para as instituições financeiras;
  • gerenciamento do status dos títulos;
  • controle dos pagamentos em aberto;
  • baixas automáticas com inclusão de juros e multas;
  • rastreabilidade e filtragem de títulos por data de emissão, de vencimento, de unidades de negócio e por número de nota fiscal;
  • conciliação dos extratos bancários.

Ferramentas para cartão de crédito e débito

  • gerenciamento de recebíveis;
  • conciliação entre recebimentos estimados e efetuados;
  • relatórios sobre as vendas não recebidas para traçar novas estratégias.

Recursos para pagamentos

  • transmissão automática pelo SAP Business dos pagamentos de títulos para os bancos;
  • simplificação do lançamento de títulos do sistema direto para a instituição financeira. Para isso, basta fazer o login no internet banking e autorizar a operação.

Por que é importante escolher um parceiro experiente?

A gestão de eventos exige inúmeros processos e controles. Nesse sentido, é fundamental contar com parceiros experientes, tanto nas peculiaridades do SAP Business como nos desafios de sua instalação.

Em operação desde 1986, a Falcora faz consultoria de implementação do SAP Business e soma mais de 6 mil atendimentos realizados. Outro diferencial importante é a especialização em mais de 10 nichos.

Ou seja, estregamos resultados transformadores com o que há de melhor na tecnologia da inovação. Acompanhe algumas ferramentas do SAP Business One para a gestão de eventos.

  • sistema didático de aprovações e alertas;
  • supervisão das despesas por centro de custo;
  • gestão orçamentária por projeto e por centro de custo;
  • integração bancária;
  • mobilidade, já que o sistema roda no smartphone;
  • contabilidade em tempo real;
  • gestão fiscal;
  • integração com o www.ingresso.com, desenvolvido pela Falcora;
  • opção de mais de um idioma.

 SAP Business One Case Rock in Rio

Em 2014, a Falcora foi procurada para fazer a implementação do SAP Business One no Rock in Rio pelo grupo organizador da maratona de shows. A intenção da produção do evento era encontrar uma solução de TI que atendesse às expectativas de gestão cotidianas e a expansão do Grupo.

Assim, foi realizado um minucioso diagnóstico de todas as áreas do negócio. Em seguida, houve a seleção dos processos que passariam a ser respaldados pela ferramenta.

O SAP Business One foi implementado pela Falcora na nuvem da IBM, por ser segura e oferecer alta estabilidade. Desse modo, o cliente pôde concentrar suas operações em um software robusto, mas sem nenhuma instalação local. Isso mesmo! Tudo foi levado para a cloud.

Portanto, o SAP Business One contribui para a evolução de qualquer negócio. Desse modo, a ferramenta também comporta as necessidades de qualquer gestão de eventos.

Em seu nicho de atuação, a Falcora já provou ser uma empresa capaz de entregar solução para os mais complexos desafios, com uma qualidade de consultoria incomparável no mercado.

Fundada em 1986, a empresa já ajudou a mais de 6 mil clientes corporativos, levando inovação e tecnologia de ponta para nossos contratantes. Além disso, vale destacar a capacidade da organização em proporcionar estrutura e suporte para os negócios em expansão.

Para a gestão de eventos, são várias as soluções da marca: sistemas de aprovações e alertas, supervisão dos gastos por centro de custos, mobilidade, integração bancária, rotinas fiscais, entre outras ferramentas.

Que tal conhecer mais um pouquinho sobre as funcionalidades desse sistema já consagrado no meio de TI? É bem simples: venha conhecer de perto os recursos do SAP Business One!

Gestão de Eventos, SAP Business One


Marcos Leite

Cofundador da Falcora, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

Soluções Inteligentes, Lucros Rápidos.

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Atendimento 24x7 para emissão de Cupom ou Nota Fiscal

Atualizações Tecnológicas e de Legislação Fiscal.

Melhores praticas de gestão de processos e integrações

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