9 dicas para a automatização de processos na gestão da sua empresa

Um das melhores iniciativas em eficiência que a empresa pode fazer é investir na automatização de processos. Com processos automatizados, gestor e equipe passam a ter mais tempo para executar tarefas estratégicas e demais prioridades da organização, tirando maior proveito do tempo, e, consequentemente, potencializando os ganhos e melhorando o desempenho do negócio.

Contudo, os esforços devem começar com calma, inicialmente identificando os setores e os processos que tem potencial de serem aprimorados. Confira as melhores formas de fazer isso:

Planeje a automatização de processos

Antes de qualquer ação concreta, é fundamental que haja a devida organização e planejamento. Isso quer dizer que os processos existentes devem ser pensados, listados e analisados. Por exemplo: tomar nota das etapas que o gestor e seus colaboradores seguem no dia a dia.

Deve ser promovida uma reflexão e avaliação se o tempo poderia ser melhor aproveitado para “atacar” outras demandas mais prioritárias. Caso a resposta para essa pergunta seja positiva, esforços devem ser movidos em prol de uma solução de automatização.

É importante cultivar a mentalidade de questionar se existem formas automáticas que viabilizam a realização das tarefas poupando tempo e esforços.

Realize um mapeamento dos processos

Depois que o planejamento inicial está consolidado, basta mapear, de forma abrangente, todos os processos que tem potencial de aprimoramento ou que, irremediavelmente, precisam ser automatizados. Para tanto, a seguinte estratégia pode ser usada:

• Análise de documentos distribuídos entre diversos departamentos.

• Identificar a necessidade consulta recorrente para encontrar arquivos.

• Rastrear atividades duplicadas e/ou desnecessariamente manuais.

• Identificar atividades que, quando concluídas, podem sinalizar o início de outras de maneira automática.

• Identificar pontos em que determinado processo é interrompido devido uma pessoa não estar disponível.

Ao fazer esse levantamento, fatores que estejam relacionados à performance dos funcionários, ao nível de produtividade e aos fluxos de atendimento nos canais de venda podem ser facilmente identificados.

Comece pelos processos mais simples

O ideal é sempre começar por aquilo que é mais simples. Por exemplo: aquelas tarefas repetitivas em que a colaboração humana pouco agrega é um ótimo começo. Um dos grandes benefícios em automatizar processos é reduzir a chance de erros por falha humana. Isso sem citar que acontece uma grande economia de tempo, afinal, a tarefa é executada de forma bem mais rápida.

Construa uma cultura de automatização de processos

Uma cultura de automatização de processos, de melhoria contínua, não é algo exclusivo das grandes empresas. Cultivar uma filosofia de automatização é possível — e necessário — mesmo para pequenas organizações.

Essa é uma iniciativa importante, já que alguns profissionais resistem às evoluções tecnológicas por puro medo de ficarem sem emprego. Na realidade, é um medo infundado, já que os colaboradores que mais investem em automatização conquistam mais visibilidade na empresa, mérito por reconhecerem que a tecnologia facilita o cotidiano profissional.

Sendo assim, ao abordar o assunto com a equipe, é essencial destacar os benefícios que os processos proporcionarão não só para a empresa mas para também para o desempenho de cada um.

Concentre-se no cliente

É comum que muitas organizações desenvolvam a automação dos processos de negócio com foco exclusivo em melhorias internas. Contudo, a atenção deve estar voltada para a agregação de valor ao produto ou ao serviço — sempre pensando no benefício do cliente.

Em outras palavras, as mudanças mais importantes são aquelas que podem ser percebidas pelos clientes — sejam elas a agilidade no atendimento, a velocidade na entrega de produtos, a facilidade para preencher cadastro etc.

Seja paciente

Como diz o ditado, “a pressa é inimiga da perfeição”. Quando se começa a automação dos processos, é importante ter em mente que é possível alterá-los mais tarde. Ou seja, não se deve ficar desesperado caso a primeira mudança não seja perfeita, pois leva tempo até que o processo amadureça e proporcione os resultados esperados. Isso quer dizer que os ciclos de iteração devem ser respeitados e avaliados periodicamente.

Sabendo que a automatização dos processos é fundamental para que a empresa possa tomar as melhores decisões sobre o negócio e alcançar melhores níveis de serviço, a automatização não pode ser encarada apenas como uma ação passageira, mas sim como parte de uma cultura de melhoria contínua.

Prepare-se para as mudanças nos processos

É natural que a automatização de processos mude drasticamente o modo como as pessoas fazem as coisas. Apesar de costumar ser uma mudança grande, não deve ser, necessariamente, radical.

É importante respeitar a curva de aprendizado das equipes, promovendo uma implementação gradual de novos processos, até que a automatização esteja plenamente completa. Afinal, não se pode ignorar o fato de que as pessoas são elementos-chave para que um novo cenário seja aceito e adotado como rotina.

Resumindo, a automação dos processos de negócio deve ser responsabilidade de um profissional com experiência, devidamente comprometido com os objetivos, para que as mudanças possam ser administradas sem causar prejuízos ao clima da empresa.

Dê atenção ao monitoramento

Não basta que se movam esforços na implementação das ferramentas e processos mais sofisticados. É necessário avaliar como a automação de processos está se desenvolvendo na empresa, isto é, quais são as dificuldades e os impactos que causam.

Logo, é preciso definir os indicadores de desempenho adequados que possam dimensionar as iniciativas, comparando os resultados do contexto atual com o cenário anterior à automatização de processos.

O recomendado é escolher as métricas mais importantes para o negócio, aquelas que melhor vão demonstrar o desempenho da empresa. Isso permitirá testes mais precisos e um maior controle dos processos.

Documente tudo o que está sendo feito

Finalmente, é importante documentar tudo: os caminhos que foram utilizados, o quanto se investiu, as dificuldades e os principais resultados. Isso deve ser feito em todo e qualquer projeto. Dessa forma, você conseguirá medir com mais exatidão o resultado que a automatização proporcionou para a sua empresa.

E agora, você consegue perceber os benefícios que a automatização de processos pode proporcionar para o seu negócio? Ainda tem alguma dúvida sobre a implementação de tecnologias? Então, deixe um comentário e compartilhe conosco as suas ideias e questões!