Adote um sistema de Gestão ERP integrado com VTEX
A VTEX é uma das plataformas de e-commerce mais poderosas do mundo. Gerencia milhares de lojas online, bilhões de dólares, bem como, mais de 8.000 deployments por ano, e não poderia ficar de fora da possibilidade de integração com o software de gestão SAP Business One da SAP, líder mundial em software de gestão ERP.
O sucesso da integração VTEX e SAP Business One está ligado com a integração total entre os setores da empresa, que este último proporciona. Assim é importante entender esses processos para que tal avanço tecnológico somente tenha efeitos positivos no seu negócio.
Pensando nisso, preparamos este artigo para lhe ajudar. Boa leitura!
Como funciona um processo de integração de setores de uma empresa?
Muitas das dificuldades enfrentadas por empresas para o bom andamento do trabalho estão no descolamento das áreas. Gestores, colaboradores e processos não funcionam como parte do todo em que estão inseridos. Para resolver isso, é preciso integrar setores. O que é realizado por meio de um conjunto de ações planejadas cujos objetivos são:
- promover o encadeamento de tarefas indiferentemente dos departamentos em que são feitas;
- aproximar os colaboradores;
- proporcionar uma comunicação interna efetiva e eficiente;
- diminuir erros e perdas causados pela falta de integração;
- agilizar os processos;
- aumentar a produtividade;
- desenvolver a cultura organizacional;
- permitir a tomada de decisão eficiente, eficaz e tempestiva;
- envolver a equipe nos objetivos da organização;
- garantir que todas as atividades estejam alinhadas à estratégia do negócio.
Como é possível garantir o sucesso na integração de setores de uma empresa?
Como visto, o processo de integração de setores é complexo. Principalmente, devido à necessidade de envolver os colaboradores, que muitas vezes apresentam resistência. Para superar quaisquer dificuldades envolvidas é preciso combinar esforços técnicos e humanos, visando que a evolução da cultura acompanhe as mudanças operacionais. As melhores dicas para isso são:
- planeje as ações e a comunicação das mudanças;
- incentive a socialização entre colaboradores;
- tenha um processo de integração de novos funcionários;
- de atenção às etapas dos processos que são intersetoriais;
- apoie projetos que envolvam várias áreas;
- invista em ferramentas de comunicação;
- automatize sempre que puder;
- acompanhe métricas e indicadores de desempenho;
- utilize um software de gestão;
- proponha metas coletivas;
- crie e execute um plano de endomarketing;
- seja transparente quanto aos objetivos da empresa.
Qual é o papel da tecnologia nisso?
Quando se fala em integração de setores está se falando de comunicação. Não só entre pessoas, mas de processos e máquinas. Dessa maneira, promovê-la, eliminando ruídos e interpretações é fundamental. Atualmente a melhor forma de atingir esses objetivos é usando a tecnologia.
Um exemplo disso, é o uso de um software de ERP. Dentre seus objetivos está a integração de toda a empresa. Como ferramenta, ele permite que o andamento completo das atividades seja visualizado. Contemplando não só o fluxo interno, como também, os fatores que impactam esse fluxo, como: cadeia de suprimentos, entradas e saídas no caixa, volume de vendas, distribuição etc.
Ainda nesse sentido, sistemas de ERP, como o SAP Business One, automatizam os processos, fazendo com que a finalização de uma tarefa desencadeie a próxima e, consequentemente, a comunicação entre os envolvidos.
Por tanto, a tecnologia atua como uma facilitadora da comunicação e integração interna de organizações, gerando vantagens que vão desde a otimização do tempo até a redução de custos.
Como a integração de setores influencia na integração VTEX e SAP Business One?
Todos os departamentos de uma empresa dependem ou trabalham para que as vendas ocorram. Por tanto, uma plataforma de e-commerce influencia todos eles. Alguns diretamente, como estoque, logística e financeiro etc., outros indiretamente, como os setores produtivos de uma indústria.
A integração VTEX e SAP Business se trata de um processo que envolve um sistema de vendas e um sistema interno. Este último, que visa a união de todos os processos de um negócio. Dessa forma, se a empresa não estiver com a comunicação e os fluxos internos fluindo, a loja virtual enfrentará problemas.
Como funciona a integração VTEX e SAP Business One?
A integração VTEX e SAP Business One permite a circulação de informações entre os dois sistemas, eliminando a necessidade de fazer duas vezes o mesmo lançamento, já que os softwares automaticamente fazem isso. Uma vez que as plataformas trocam em tempo real informações de atualização de produtos, clientes, pedidos e muito mais, como:
- cadastro de produtos, tabela de preços, descrição, grupos e subgrupos e outros;
- compartilhamento dos estoques/depósitos do SAP Business One com a plataforma da VTEX;
- atualização da lista de preços;
- importação dos pedidos de vendas concluídos na VTEX, para o SAP Business One como pedido em aberto;
- importação e atualização do cadastro de parceiro de negócio;
- entrada de pedidos com pagamentos confirmados, como adiantamento de pagamento;
- registro das múltiplas formas de pagamento;
- atualização do custo de frete no pedido;
- atualização dos status dos pedidos no site da VTEX, com em trânsito ou em processamento por exemplo;
- integração com os ADDons Fiscais da Invent Software e SKILL Consulting;
Quais são os benefícios da integração VTEX e SAP Business One?
Diante das múltiplas funcionalidades que a integração VTEX e SAP Business One permite, ela só pode agregar vantagens ao negócio. Entre outros benefícios que ela proporciona, os principais são:
- economia de tempo e de recursos;
- otimização da equipe de vendas, permitindo que foquem no que gera mais resultados;
- atualização de informações em tempo real e emissão de relatórios de análise acurados;
- agilização do processo de separação e embalagem para que ganhe velocidade e segurança no processo;
- padronização da entrada e saída de nota fiscal, atendendo todas as exigências legais;
- avaliação financeira da rentabilidade no negócio;
- sugestão de compras baseado no histórico e planejamento de vendas.
Quais cuidados tomar para que essa integração seja bem-sucedida e sem erros?
Um momento crucial para que a integração VTEX e SAP Business One seja bem-sucedida e não surjam erros depois, é a implementação. Por isso é importante adotar providências que tornarão menores as chances de problemas acontecerem.
Planeje
Planejar um processo complexo como esse implica em definir os objetivos que irão norteá-lo, para que as ações sejam voltadas a atingi-los. Outro ponto do planejamento, é analisar tudo o que está envolvido. Quer sejam os colaboradores, quer seja a forma como as coisas são feitas. A fim de prever entraves e como evitá-los ou superá-los de antemão.
Conte com a ajuda de especialistas
Ter o auxílio de uma consultoria é uma maneira de agilizar e facilitar a integração. Essas empresas têm a expertise de já terem passado por esses processos diversas vezes com outros clientes, e podem evitar as dificuldades.
Para isso, a VTEX possui uma série de parceiros que podem ajudar com a plataforma de e-commerce, e a Falcora pode cuidar da integração VTEX e SAP Business One. Levando todas as funcionalidades de ambos os sistemas ao seu melhor uso pela organização.
Mantenha um acompanhamento contínuo
Métricas e indicadores são muito úteis na hora de acompanhar o andamento do projeto ou os resultados que ele oferece, bem como, servem para que gestores percebam falhas e oportunidades. Acompanhá-los é uma tarefa diária para o sucesso do negócio.
Qual a importância da participação de toda a equipe neste momento?
Por mais hábeis e experientes que possam ser os consultores e técnicos envolvidos, ou por mais modernos e completos que forem os sistemas escolhidos, os resultados de uma integração VTEX e SAP Business One serão ruins sem que o time apoie.
É muito comum que neste tipo de situação os colaboradores apenas recebam o treinamento de como usar as ferramentas, fazendo com que as empresas percam oportunidades de otimização em virtude disso.
Como usuários diários dos mesmos e conhecedores dos processos internos — inclusive do nível de integração — são eles que podem perceber as melhorias com mais facilidade.
Aproveitar isso no momento da implementação de novas tecnologias permitirá que elas sejam usadas em seu máximo potencial, gerando mais resultados para a empresa e simplificando o andamento para quem as opera.
A integração VTEX e SAP Business One permite que o fluxo de trabalho entre setores que o segundo cria a partir de sua implementação, tenha o primeiro como parte — tudo isso através de tecnologia. Os benefícios que a troca de informações entre eles possibilita somente serão alcançados plenamente investido na qualidade de consultores, planejamento, acompanhamento e, acima de tudo, o envolvimento da equipe.
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