Padronização de processos: entenda a importância, veja exemplos e saiba como fazer
A padronização de processos pode resolver muitos problemas recorrentes em empresas de diferentes segmentos.
Você sabia que o McDonald’s, por exemplo, tem processos rigorosos para a montagem de cada um dos seus sanduíches?
Cada parte do lanche é disposta estrategicamente, de forma a proporcionar uma experiência padronizada em termos de sabor.
Se com um simples hambúrguer pode haver toda essa sistemática, imagine então a quantidade de processos implicados em atividades de maior complexidade?
Prossiga na leitura e entenda como um processo padronizado contribui para alcançar melhores resultados e elevar o valor de uma marca.
O que é padronização de processos?
Padronização de processos é a prática de estabelecer diretrizes e procedimentos uniformes para a execução de tarefas dentro de uma organização.
Seu principal objetivo é aumentar a eficiência, a qualidade e a consistência das operações, reduzindo erros, desperdícios e proporcionando uma base sólida para a melhoria contínua.
Qual a importância da padronização de processos?
Um negócio que trabalha sem conhecer seus próprios métodos e práticas se arrisca a falhar cedo ou tarde.
Nesse aspecto, a padronização de processos é como o óleo usado para lubrificar as engrenagens de uma empresa, estabelecendo uma dinâmica de práticas operacionais.
Isso permite que os colaboradores compreendam claramente o que é esperado deles, reduzindo ambiguidades e conflitos.
A padronização também promove a cultura organizacional, criando uma identidade coesa e uma abordagem unificada para o trabalho.
Exemplos de padronização de processos
Uma empresa atacadista e distribuidora precisa lidar diariamente com incontáveis operações como picking & packing, despacho de mercadorias e controle de estoque.
Seria um risco operar em meio a tantas atividades sem um mínimo de padronização.
No setor de serviços, esse risco também está presente, já que empresas desse segmento têm como um dos seus principais desafios a integração das diferentes etapas da prestação.
Portanto, onde há uma atividade produtiva em andamento, haverá processos que devem obedecer a uma sequência lógica e estratégica para que os resultados saiam conforme o esperado.
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O que a falta de padronização dos processos pode causar?
Em termos gerais, a falta de padronização dos processos pode levar à ineficiência operacional, erros frequentes, desperdício de recursos e baixa qualidade.
Também causa inevitavelmente dificuldades na gestão, em razão da falta de consistência nas operações.
De maneira indireta, contribui para a fragmentação da cultura organizacional, o que pode levar até à perda da identidade da marca.
Benefícios da padronização de processos
As empresas de sucesso sabem que, se não padronizarem seus processos, não poderão levar ao mercado soluções com a qualidade esperada pelos seus clientes.
Imagine uma marca como a Toyota, que fabrica o carro mais vendido de todos os tempos, o Corolla, sem um padrão definido de processos de produção.
As pessoas não saberiam mais identificar o que é um veículo da Toyota, já que, teoricamente, cada um apresentaria um comportamento diferente ao ser guiado, sem falar da parte estética e funcional.
Dessa forma, a padronização de processos é não apenas uma questão de organização, mas de manter um parâmetro de qualidade para que as pessoas saibam pelo que estão pagando.
Vamos ver os benefícios que isso traz.
Aumento da eficiência
A padronização de processos aumenta a eficiência empresarial ao eliminar redundâncias e etapas desnecessárias, otimizando o fluxo de trabalho.
As práticas uniformes permitem que os colaboradores realizem tarefas de maneira consistente, reduzindo erros e retrabalho.
O resultado disso é o aumento da produtividade, menor desperdício de recursos e entrega mais rápida de produtos ou serviços.
Redução de erros
Quando se trabalha em escala industrial ou se presta serviços para públicos muito grandes, a margem para o erro deve estar próxima de zero.
Por essa perspectiva, padronizar processos reduz significativamente as falhas, pois estabelece diretrizes claras e uniformes para a execução de tarefas.
Ao seguir procedimentos bem definidos, os colaboradores sabem exatamente o que fazer, aumentando a precisão na execução de suas tarefas de rotina.
Mais consistência operacional
Uma linha de produção que não segue um padrão em suas operações torna-se um problema, já que sua própria função acaba sendo comprometida.
Para que isso não aconteça, a padronização de processos é o antídoto.
É o que garante a consistência operacional, criando um ambiente em que todas as tarefas são executadas da mesma maneira.
Essa uniformidade leva à previsibilidade de resultados, de modo que a empresa alcance níveis mais altos de qualidade.
Outra vantagem é facilitar a identificação de problemas e oportunidades de melhoria, facilitando a implementação de mudanças e eventuais correções.
Aumento da qualidade
A padronização de processos é também um catalisador para o aumento da qualidade em empresas de todos os tamanhos.
Isso porque ela ajuda a estabelecer diretrizes e práticas consistentes, reduzindo a variação nos resultados e minimizando os riscos.
Assim, a empresa habilita-se a fabricar produtos e prestar serviços mais confiáveis que atendem melhor às expectativas dos clientes.
A identificação e correção proativa de problemas, aliada a uma cultura de melhoria contínua, garantem que a qualidade seja um compromisso constante, e a padronização de processos é o primeiro passo para isso.
Economia de recursos
Eliminar etapas desnecessárias, reduzir retrabalho e otimizar o uso de tempo e materiais são objetivos que toda empresa deve perseguir.
Com processos bem definidos, essa missão pode ser cumprida com êxito.
Afinal, a padronização leva à consistência operacional, evita desperdícios e, por fim, minimiza custos operacionais.
Identificar mais rápido os problemas também dá mais agilidade na implementação de melhorias, reduzindo gastos com correções.
Essa abordagem possibilita que a empresa direcione seus recursos com mais inteligência, aumentando assim sua competitividade.
Escalabilidade
Um dos principais desafios enfrentados por negócios em todos os segmentos é encontrar uma fórmula que permita continuar crescendo sem que isso implique altos custos, ou seja, alcançar escalabilidade.
A chave para encontrar o equilíbrio entre crescimento e investimento está na padronização de processos.
É o que acontece nas empresas que investem em automação e integração via ERP: os processos demandam menos esforço de gestão, liberando recursos e tempo para focar em assuntos mais estratégicos.
Melhoria contínua
Processos bem definidos servem como parâmetro de qualidade.
Dessa maneira, a empresa terá sempre uma referência, um ponto de partida para saber o que precisa melhorar e o que fazer para alcançar isso.
Há desvantagens na padronização de processos?
A padronização não traz exatamente desvantagens, mas certamente há desafios e pontos de atenção.
A própria iniciativa de padronizar é um desafio, já que força colaboradores e gestores a adotar uma disciplina à qual podem não estar habituados.
Um ponto de atenção da padronização é cuidar para a empresa entrar em uma zona de conforto gerada pelos processos sistematicamente definidos.
Se não houver um esforço contínuo de melhoria, isso pode gerar estagnação e, em consequência, desmotivação e perda de foco.
Portanto, o problema não é a padronização, mas a forma como é implementada e conduzida ao longo do tempo.
Como fazer o mapeamento e padronização de processos?
Como disse o mestre Peter Drucker, “não se gerencia aquilo que não se mede”.
Essa frase sintetiza bem a natureza da padronização de processos, uma medida fundamental para que um negócio se torne sustentável.
Como era de se esperar, a padronização de processos só pode ser feita a partir de uma abordagem metódica.
Entenda como começar a fazer isso, seguindo as etapas abaixo para mapear e padronizar processos produtivos.
Definir a equipe responsável
A primeira etapa para padronizar processos é designar a equipe responsável pelo projeto.
Essa equipe deve ser composta por membros com conhecimento e experiência nos processos a serem padronizados.
Podem ser, por exemplo, pessoas graduadas em Lean Six Sigma.
Elas serão as principais responsáveis por conduzir todas as etapas do projeto, garantindo que as tarefas sejam realizadas dentro do cronograma e orçamento estabelecido.
Identificar os processos
Nesta fase, a equipe deve identificar e mapear os processos que serão padronizados.
Isso envolve uma análise minuciosa de todas as atividades e fluxos de trabalho conduzidos diariamente.
A equipe deve entrevistar colaboradores envolvidos nos processos, analisar documentos e realizar diligências para entender como os procedimentos são executados.
Os processos aqui ainda não são avaliados, embora já se possam identificar eventuais falhas e inconsistências.
Documentar o fluxo do processo
Uma vez que os processos tenham sido identificados, é preciso documentar o fluxo de cada um deles.
Essa documentação deve incluir todas as etapas, os responsáveis por cada atividade, as entradas e saídas, os critérios de decisão e qualquer informação relevante para o entendimento completo do processo.
O uso de diagramas e de fluxogramas nessa etapa pode ajudar a visualizar a sequência das atividades.
Estabelecer padrões
Com base na documentação dos processos, a equipe poderá estabelecer os padrões a serem seguidos pela empresa ou no setor em que estejam atuando.
Esses padrões servem para definir as melhores práticas, diretrizes e critérios de desempenho para cada etapa do processo.
Para isso, deve-se garantir que esses padrões sejam comunicados com clareza e sejam específicos e factíveis para que possam ser aplicados em uma base diária.
Testar o novo processo
Antes de implementar a padronização de um processo, é recomendável realizar testes pilotos ou recorrer à prototipagem.
Para isso, realiza-se a execução do processo padronizado em um ambiente controlado para identificar possíveis problemas ou ajustes necessários.
Os resultados dos testes são avaliados e refinamentos são feitos para garantir que o processo funcione adequadamente.
Implementar o processo
Após o teste bem sucedido, o novo processo padronizado pode ser implementado em toda a organização, setor ou departamento.
Essa é uma etapa crítica, pois é onde as pessoas podem apresentar maior resistência à mudança.
Para atenuar os impactos dessa mudança, vale apostar na comunicação corporativa e no endomarketing para esclarecer, informar e motivar.
Não menos importante, a equipe responsável deve liderar a transição, garantindo que todos os colaboradores estejam cientes das mudanças e sejam treinados adequadamente.
Treinar os colaboradores
A padronização requer que todos os colaboradores envolvidos nos processos estejam familiarizados com os novos padrões.
Nesse sentido, os treinamentos devem ser abrangentes o bastante para garantir que todos entendam suas funções e responsabilidades dentro do novo processo padronizado.
O treinamento deve incluir demonstrações práticas, oportunidades para esclarecer dúvidas e recursos de referência para consulta contínua.
Monitorar e revisar
Após a implementação, a equipe deve monitorar a eficácia do novo processo, por meio de KPIs previamente definidos.
A coleta de dados e a análise de indicadores de desempenho são fundamentais para avaliar a conformidade com os padrões e identificar possíveis ajustes ou melhorias.
A revisão periódica do processo assegura que ele continue atendendo às necessidades da empresa e evolua de acordo com as mudanças do ambiente empresarial.
Ferramentas para padronização de processos
Há uma infinidade de ferramentas que ajudam a identificar, mapear, definir e melhorar processos.
Veja na sequência algumas delas:
- ERP (Enterprise Resource Planning): sistema integrado de gestão que unifica informações e processos de uma empresa
- BPM (Business Process Management): metodologia e software que permite modelar, executar, monitorar e otimizar processos organizacionais
- Diagramas de Fluxo (Fluxogramas): representações visuais dos passos de um processo, facilitando o entendimento e a padronização
- Padrões e Normas Setoriais: diretrizes estabelecidas por órgãos reguladores ou associações setoriais obrigatórias e que servem como referência
- SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer): ferramenta que descreve os elementos-chave de um processo, ajudando a identificar pontos para padronização e melhoria
- Sistemas de Gestão de Qualidade: como o ISO 9001, que estabelece diretrizes para processos organizacionais.
Por que um ERP é essencial para a padronização de processos?
Padronizar é, de certa forma, unificar e integrar.
Para isso, nenhuma outra ferramenta digital é tão eficaz quanto um ERP, que consiste em um sistema integrado de gestão.
Não por acaso, o mercado de ERPs deve alcançar em 2026 o valor de mercado de US$ 101 bilhões (dados em inglês), com a perspectiva de confirmar o crescimento mais consistente em todo o mercado mundial de softwares.
Como escolher um bom ERP?
Considerando o que vimos até aqui, a padronização de processos não pode ser feita com sucesso sem um ERP.
Pode ser desafiador estabelecer critérios de escolha para esse tipo de Software as a Service (SaaS): qual é o melhor para o seu negócio?
O principal critério deve ser a credibilidade da empresa fornecedora, e isso a Falcora tem de sobra, pois acumula diversos casos de sucesso em mais de 30 anos de atuação.
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